Для начала давайте разберёмся, что такое вообще электронный документооборот, и как он работает. Но для начала определим понятие «электронный документ». Этим термином обозначается любой файл, заверенный электронной подписью (ЭП). Его не нужно переводить в бумажный вид, дабы подписать и поставить на нём печать. Он сам по себе считается юридически значимым оригиналом.
Так вот, обмен такими документами между гражданами или организациями и называется электронным документооборотом (ЭДО). Один человек отправляет, другой – получает. Затем адресат может что-то подкорректировать, подписать своей ЭП, переслать подправленный файл третьему лицу и так далее. Процесс чем-то похож на работу электронной почты. Разница состоит лишь в том, что в ЭДО есть посредник, называемый оператором. Его задачей является проверка легитимности всех обнаруженных под документом электронных подписей.
На сегодняшний день созданы целые системы, которые облегчают и автоматизируют работу с документами. Внедряют их в двух случаях:
- Начальнику что-то ударило в голову, и он решил осовременить компанию.
- Система электронного документооборота (СЭД) действительно необходима.
Как разобраться, какой случай ваш?
Это достаточно просто. Если в вашей фирме всё делается через устные распоряжения или переписку в мессенджерах, тогда можете дальше не читать. До СЭД ваша контора ещё не созрела. В противном случае надо смотреть на то, имеются ли устоявшиеся маршруты, по которым движутся документы, и насколько высока степень этой формализации. Если она низкая, значит пришло время внедрять СЭД.
Какой системе электронного документооборота отдать предпочтение?
Мы рекомендуем обратить внимание на СЭД Comindware, поскольку она не только упрощает обработку документов, но и позволяет работать со структурированными данными в рамках взаимосвязанных мероприятий или работ. К примеру, поступил входящий документ… СЭД Comindware тут же регистрирует его, автоматически распознаёт тип и запускает соответствующий бизнес-процесс. А тот уже обращается к нужным сервисам корпоративной системы. В результате невольно соблюдается правильный порядок действий, что помогает строить продуктивные взаимоотношения с клиентами (им ведь от вас нужен скорейший результат) и избегать претензий контролирующих органов.
Кроме того, в системе электронного документооборота от Comindware есть своё мобильное приложение, которое позволяет просматривать, сканировать, согласовывать и утверждать документы со смартфонов и планшетов. Пожалуй, не надо особо объяснять, насколько это удобно. Особенно, для руководителей.
Познакомиться с СЭД Comindware и посмотреть примеры внедрения можно на официальном сайте разработчика — www.comindware.com.
